Súhlas so spracúvaním osobných údajov zamestnanca a časté chyby zamestnávateľov

Niektoré súhlasy so spracúvaním osobných údajov vyžadujú zamestnávatelia od zamestnancov zbytočne a v rozpore s GDPR. Kedy teda môže zamestnávateľ takýto súhlas vyžadovať a kedy naopak nesmie?

Súhlas so spracúvaním osobných údajov pri náboroch

V praxi sa často stáva, že zamestnávateľ vyžaduje súhlas so spracúvaním osobných údajov už od uchádzačov o zamestnanie v rámci výberového procesu. Právnym základom na získavanie a spracúvanie osobných údajov pri náboroch sú však tzv. predzmluvné vzťahy, tzn. takéto spracúvanie osobných údajov je podľa GDPR možné bez súhlasu: "aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy". A to bez ohľadu na to, či zamestnávateľ nakoniec uzatvorí alebo neuzatvorí zmluvu s uchádzačom, alebo či tou zmluvou bude pracovná zmluva alebo niektorá z brigádnických dohôd (prípadne iná zmluva). Súhlas je teda v tomto prípade nadbytočný.

Výnimkou je, ak si zamestnávateľ chce vytvárať databázu uchádzačov. Vedenie databázy je dobrovoľnou iniciatívou zamestnávateľa a na takéto spracúvanie, resp. uchovávanie osobných údajov je potrebný súhlas so spracúvaním osobných údajov.

Súhlas so spracúvaním osobných údajov pri nástupe zamestnanca

Ďalšou častou chybou u zamestnávateľov býva, že od zamestnancov vyžadujú súhlas so spracúvaním osobných údajov na účely vedenia personalistiky a miezd, ktorý zvyčajne býva zakomponovaný priamo v pracovnej zmluve, v nástupných dotazníkoch a pod.. Takýto súhlas "pre istotu" je však opäť v rozpore s GDPR a zamestnávateľovi hrozí pokuta.

Na spracúvanie osobných údajov na uvedené účely totiž zamestnávateľa oprávňuje uzatvorená zmluva (pracovná zmluva alebo niektorá z dohôd), na základe ktorej zamestnávateľ plní dohodnuté zmluvné podmienky a zároveň si musí plniť aj ďalšie, zákonné povinnosti vyplývajúce z príslušných právnych predpisov.

Zamestnávateľ musí dbať aj na to, aby od zamestnancov vyžadoval len naozaj potrebné údaje a uchovával ich len na dobu dosiahnutia stanoveného účelu.

Oprávnený záujem zamestnávateľa

Menej často využívaným právnym základom u zamestnávateľov je oprávnený záujem zamestnávateľa, ktorý však nesmie prevažovať nad oprávneným záujmom zamestnanca. Tento právny základ možno využiť napríklad pri monitorovaní priestorov zamestnávateľa (napr. za účelom ochrany majetku a bezpečnosti zamestnancov), alebo ak zamestnávateľ získava súkromné telefónne číslo alebo email zamestnanca (napr. za účelom nakontaktovania zamestnanca v prípade naliehavej pracovnej potreby).

Podmienky súhlasu so spracúvaním osobných údajov

Pokiaľ zamestnávateľ nevie na spracúvania osobných údajov použiť vyššie spomenuté právne základy (právne predpisy, oprávnený záujem alebo uzatvorená zmluva), až vtedy je možnosťou súhlas so spracúvaním osobných údajov. Ten je v GDPR definovaný ako "akýkoľvek slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby, ktorým formou vyhlásenia alebo jednoznačného potvrdzujúceho úkonu vyjadruje súhlas so spracúvaním osobných údajov, ktoré sa jej týka“.

Súhlas teda by mal obsahovať aspoň údaje o tom, komu sa udeľuje, zoznam alebo rozsah osobných údajov, na aký účel a na ako dlho sa udeľuje, vrátane informácie o dobrovoľnosti. Pri súhlase je potrebné dbať aj na zásadu transparentnosti. To znamená, že súhlas môže byť uvedený ako úplne samostatný dokument alebo text. Ak je súčasťou iného dokumentu, je potrebné ho jasne odlíšiť od iných častí dokumentu, napr. výrazným písmom, alebo písmom inej farby, a to z dôvodu aby dotknutá osoba tento súhlas pri čítaní dokumentu neprešla bez povšimnutia.

Aby bol súhlas platný, musí byť aj jednoducho a kedykoľvek odvolateľný - zvyčajne takým spôsobom, akým ho zamestnanec poskytol. Zamestnávatelia by preto mali rátať s tým, že zamestnanec môže odvolanie súhlasu naozaj kedykoľvek uplatniť.

Súhlas je možné získať písomne alebo elektronicky (napr. nahratím na telefón alebo kameru) a zamestnávateľ ho musí vedieť kedykoľvek preukázať.

Výnimka v zákone

Prevádzkovateľ, ktorý je zamestnávateľom dotknutej osoby, je oprávnený poskytovať jej osobné údaje alebo zverejniť jej osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby. Poskytovanie osobných údajov alebo zverejnenie osobných údajov nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby.“

Táto výnimka uvedená v § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 o ochrane osobných údajov však neznamená, že zamestnávateľ je oprávnený ktorékoľvek alebo všetky z uvedených osobných údajov kdekoľvek automaticky zverejňovať. Zamestnávateľ musí opäť zvážiť, ktoré údaje sú naozaj nevyhnutne potrebné zverejniť na splnenie účelu, ktorý si stanovil. Zverejnenie osobných údajov zamestnanca musí súvisieť s plnením pracovných povinností a zároveň nesmie narúšať vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť zamestnanca. V tomto prípade môže ísť napr. o menovky zamestnancov na oblečení v obchodoch za účelom zlepšenia komunikácie so zákazníkmi alebo zverejnenie identifikačných a kontaktných údajov personalistu pri inzeráte za účelom zjednodušenia komunikácie s uchádzačmi o zamestnanie.

Na zverejnenie osobných údajov zamestnanca na základe tejto výnimky teda nie je potrebný súhlas a právnym základom je oprávnený záujem zamestnávateľa.

Spracúvanie a zverejnenie fotografie zamestnanca

Zamestnávatelia niekedy zverejňujú fotografie svojich zamestnancov na svojich weboch, na zamestnaneckých preukazoch alebo v propagačných materiáloch. Treba si v prvom rade stanoviť účel zverejnenia fotografie. Pokiaľ si vie zamestnávateľ vo výnimočných prípadoch obhájiť, že ide o jeho oprávnený záujem, ktorý neprevyšuje oprávnený záujem zamestnanca a nenaruší jeho vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť, je možné zverejniť fotografiu bez súhlasu. Pokiaľ však ide napríklad o propagačné/marketingové účely spoločnosti, ktoré zamestnávateľ nevie obhájiť svojím oprávneným záujmom, tam už potrebné zabezpečiť si súhlas zamestnanca.

Bez ohľadu na to, na akom právnom základe zamestnávateľ osobné údaje svojich zamestnancov spracúva, musí si voči nim splniť informačnú povinnosť v zmysle článku 13 GDPR.

Silvia Dutková

Silvia DutkováAko personálny poradca a audítor vo FINAP Consulting odbremeňujem podnikateľov od komplikovanej personálnej agendy, pomáham im s nábormi, nastavujem HR dokumentáciu a vytváram GDPR riešenia na mieru, a to v začínajúcich aj v existujúcich firmách. Spolu s tímom realizujeme externé zamestnanecké prieskumy a hodnotenia zamestnancov. Viac informácií

Prejsť na začiatok stránky