Skončenie pracovného pomeru zamestnanca: výstupné dokumenty

Bez ohľadu na spôsob skončenia pracovného pomeru zamestnanca, je zamestnávateľ povinný vystaviť určité personálne dokumenty, niektoré z nich odovzdať zamestnancovi, iné naopak doručiť rôznym inštitúciám. Okrem povinných listín sú aj také, ktoré zamestnávatelia vystavujú z praktických dôvodov.

V prvej časti článku sme si podrobnejšie rozobrali práva a povinnosti zamestnanca a zamestnávateľa, ktoré súvisia so skončením pracovného pomeru. V tejto časti si povieme o dokumentoch, ktoré je zamestnávateľ povinný vystaviť či už automaticky alebo na požiadanie, ale aj takých, ktorých vystavenie je dobrovoľné, avšak z praktického hľadiska rovnako podstatné.

Zákonné dokumenty, ktoré zamestnávateľ musí automaticky vystaviť a odovzdať zamestnancovi

1. Potvrdenie o zamestnaní, tzv. zápočtový list

Ide o dokument, ktorý zamestnávateľ má vystaviť a odovzdať zamestnancovi automaticky pri skončení pracovného pomeru, bez ohľadu na to, či oň zamestnanec požiada alebo nie. Zápočtový list (jeho kópiu) odovzdáva zamestnanec novému zamestnávateľovi. Tento dokument slúži aj v prípade žiadosti o starobný dôchodok alebo ako súčasť žiadosti o zaradenie do evidencie uchádzačov o zamestnanie na úrade práce.

Dokument má obsahovať:

Pri skončení dohody o vykonaní práce, dohody o brigádnickej práci študentov a dohody o pracovnej činnosti je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi potvrdenie o tom, či sa z odmeny zamestnanca vykonávajú zrážky, v čí prospech, v akej výške a v akom poradí je pohľadávka, pre ktorú sa majú zrážky ďalej vykonávať.

2. Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti

Zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, je povinný za obdobie, za ktoré zamestnancovi vyplácal zdaniteľný príjem, vystaviť potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti. Tento dokument je potrebný na výpočet základu dane, preddavkov na daň, dane, na priznanie zamestnaneckej prémie a na priznanie daňového bonusu za príslušné zdaňovacie obdobie. Vzor určuje Finančné riaditeľstvo SR a zverejňuje ho na svojom webovom sídle.

V praxi sa osvedčilo vystaviť a odovzdať tento dokument zamestnancovi už priamo pri skončení pracovného pomeru, resp. v jeho posledný deň v práci. Bývalému zamestnancovi je však potrebné toto potvrdenie odovzdať najneskôr v zákonom stanovenom termíne, začiatkom nasledujúceho roka.

Toto potvrdenie je zamestnávateľ povinný vystaviť nielen u zamestnancov ale aj brigádnikov.

3. Doklad o vyplatenej mzde, tzv. výplatná páska

Pri vyúčtovaní mzdy je zamestnávateľ povinný zamestnancovi vydať doklad obsahujúci najmä údaje o jednotlivých zložkách mzdy. Rovnako na túto povinnosť netreba zabúdať ani vtedy, ak zamestnancovi skončil pracovný pomer. Dôkaz o odovzdaní výplatných pások (aj zamestnancom aj brigádnikom) býva častým predmetom kontroly zo strany orgánov inšpekcie práce.

Zákonné dokumenty, ktoré zamestnávateľ musí vystaviť, ale neodovzdáva zamestnancovi

1. Mzdový list

Mzdový list je najdôležitejší doklad v mzdovom účtovníctve a tvorí základný účtovný doklad pre správne zúčtovanie a vyplatenie príjmov jednotlivým zamestnancom, je podkladom aj napríklad pri vystavovaní vyššie spomenutého Potvrdenia o zdaniteľných príjmoch. Čo presne má obsahovať určuje Zákon o dani z príjmov. Aj pri odchode je zamestnávateľ povinný vystaviť posledný mesačný a následne aj ročný mzdový list a archivovať ho. Vystavenie a archivovanie mzdového listu sa týka aj brigádnikov.

2. Evidenčný list dôchodkového poistenia

Formulár je k dispozícii na webovom sídle Sociálnej poisťovne, avšak zvyčajne už tento dokument priamo vygeneruje mzdový systém u zamestnávateľa. Ide o doklad, ktorý sa vystavuje po skončení pracovnoprávneho vzťahu bežného zamestnanca, ale aj brigádnika a elektronicky sa zasiela Sociálnej poisťovni do 3 dní od skončenia pracovného pomeru. Je dôležitým podkladom pri rozhodovaní o dôchodkových dávkach. 

Ďalšie dokumenty

1. Pracovný posudok

Pracovným posudkom sú všetky písomnosti týkajúce sa hodnotenia práce zamestnanca, jeho kvalifikácie, schopností a ďalších skutočností, ktoré majú vzťah k výkonu práce. Pracovný posudok nevydáva zamestnávateľ zamestnancovi automaticky. Je povinný ho vydať a odovzdať zamestnancovi len ak oň požiada, a to do 15 dní od žiadosti, nie však skôr ako 2 mesiace pred skončením pracovného pomeru.

2. Výstupný list

Zákonník práce ani iný zákon nestanovuje povinnosť vystavenia takéhoto dokumentu. Ide však o praktický doklad, ktorý potvrdzuje vyrovnanie finančných aj nefinančných záväzkov zamestnanca voči zamestnávateľovi. A je teda v záujme oboch strán disponovať takýmto dokumentom.

Jeho formu aj obsah si určuje zamestnávateľ (v prípade potreby si ho iniciatívne môže pripraviť aj zamestnanec) a teda úplne postačuje, ak si vytvorí tabuľku alebo zoznam napríklad v exceli či vo worde. Dokument by mal obsahovať zoznam aspoň tých najpodstatnejších a najhodnotnejších pracovných predmetov, ktoré zamestnávateľ dal k dispozícii zamestnancovi (zvyčajne na základe preberacieho protokolu, ako spomíname v prvej časti tohto článku) k plneniu pracovných úloh. Môže ísť napr. o PC/notebook, USB, mobilný telefón, služobný automobil, dochádzkovú/vstupnú kartu do priestorov zamestnávateľa, pracovný odev a pracovné náradie... až po rôzne obchodné dokumenty či databázy, heslá, vysporiadanie akýchkoľvek finančných záväzkov voči zamestnávateľovi, či vysporiadanie vzniknutých škôd alebo schodku. Okrem zoznamu pracovných predmetov by mal byť na dokumente priestor na podpis kompetentných osôb, ktoré sú oprávnené skontrolovať vrátenie daného predmetu, napr. mzdárka, vedúci IT oddelenia, priamy vedúci...

Podpisy na výstupnom liste spravidla zabezpečuje zamestnanec v posledné pracovné dni a následne ho odovzdáva nadriadenému. Po zabezpečení príslušných podpisov je vhodné jednu kópiu dokumentu zamestnancovi odovzdať.

Pozn. Aby zamestnávateľ vedel preukázať, že dokumenty, ktoré odovzdal zamestnancovi automaticky, alebo na základe žiadosti zamestnanca, je odporúčané, aby si buď vytvoril preberací protokol na takéto účely, alebo aby aspoň na príslušné dokumenty zabezpečil podpis zamestnanca o ich prevzatí. Pokiaľ nie je možné zabezpečiť odovzdanie dokumentov osobne na pracovisku, je v praxi akceptovateľný aj spôsob, ak sa tieto listiny doručia poštou, do vlastných rúk.

Nezabudnúť na GDPR

Na rozdiel od vyššie uvedených dokumentov, ktoré je potrebné zamestnancovi preukázateľne odovzdať a/alebo archivovať, treba myslieť aj na to, ktoré dokumenty obsahujúce osobné údaje zamestnanca nebude zamestnávateľ naďalej potrebovať.  Ak nemá žiadny dôvod ich uchovávať, takéto osobné údaje treba bezodkladne zlikvidovať.

Tento článok má len informatívny charakter a nemôže byť považovaný za právne stanovisko alebo radu ako postupovať v konkrétnom prípade, alebo ako takýto prípad posúdiť.

Upozornenie: Článok podlieha zákonu č. 185/2015 Z. z. Autorský zákon. Akékoľvek jeho ďalšie šírenie, šírenie jeho časti alebo jeho použitie na komerčné účely bez súhlasu autora môže mať za následok uplatnenie práv autora vyplývajúcich mu z Autorského zákona a iných právnych predpisov.

Silvia Dutková

Silvia DutkováOdbremeňujem podnikateľov od komplikovanej personálnej agendy, pomáham im s nábormi, nastavujem HR dokumentáciu a vytváram GDPR riešenia na mieru, a to v začínajúcich aj v existujúcich firmách. Spolu s tímom realizujeme externé zamestnanecké prieskumy a hodnotenia zamestnancov. Viac informácií

Prejsť na začiatok stránky