Nástup prvého zamestnanca: povinnosti zamestnávateľa

V tejto 2-dielnej sérii článkov sa pozrime na to, na aké povinnosti a personálne dokumenty musí budúci zamestnávateľ myslieť ešte pred nástupom prvého zamestnanca či brigádnika.

Pri rozhodovaní väčšiny podnikateľov, či prijať prvého zamestnanca, alebo všetky doterajšie podnikateľské činnosti naďalej vykonávať sám, na úkor svojho súkromného času a energie, hrá veľkú úlohu strach. Je to hlavne strach z ďalšieho množstva povinností, ale aj z neistoty, či nový zamestnanec splní očakávania a bude prínosom pre firmu. Dobrou správou ale je, že tých povinností je najviac pri prvom zamestnancovi, s každým ďalším to už bude o čosi jednoduchšie.

V prvej časti článku sa teda budeme venovať povinnostiam, ktoré čakajú na podnikateľa, ak sa rozhodne stať zamestnávateľom.

1. Mzdové účtovníctvo

Pokiaľ podnikateľ sám nemá skúsenosti  so mzdovým účtovníctvom, zazmluvnenie externej spoločnosti, ktorá poskytuje služby tohto charakteru, bude pre neho určite veľkým prínosom aj odbremenením od doteraz neznámych povinností. Okrem účtovníckych služieb je takýto obchodný partner aj pomocníkom pri plnení prihlasovacích (ale aj odhlasovacích) povinností voči Sociálnej poisťovni, zdravotným poisťovniam a daňového úradu.

Zamestnávateľ je na začiatku totiž povinný sám seba:

Pozn. Ak už sú nástupné dokumenty so zamestnancom podpísané, resp. zamestnávateľ má už k dispozícii jeho osobné údaje, zamestnávateľovi vzniká povinnosť aj voči zamestnancovi:

A v súvislosti so zamestnávaním bude zamestnávateľ neraz musieť aktívne komunikovať s týmito inštitúciami.

2. Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci (BOZP) a pracovná zdravotná služba (PZS)

Tieto dve agendy musí mať zabezpečené každý zamestnávateľ. Bez ohľadu na to, či bude mať zamestnanca na trvalý pracovný pomer (pracovnú zmluvu) alebo čo len jedného brigádnika (bez ohľadu na typ dohody).

Budúci zamestnávateľ má na výber, či agendu BOZP bude zabezpečovať dodávateľským spôsobom alebo sám, v prípade ak spĺňa podmienky zákona o BOZP. PZS je možné u bežného zamestnávateľa zabezpečiť len dodávateľsky.

Zoznam oficiálnych poskytovateľov týchto služieb je zverejnený na webových sídlach Národného inšpektorátu práce (BOZP) a Úradu verejného zdravotníctva SR (PZS).

⇒ Odporúčame vybrané firmy nakontaktovať, poskytnúť im bližšie informácie ohľadom spoločnosti a pracovnej pozície a požiadať ich o možnosti zabezpečenia služieb a ich nacenenie. Totiž nie každá takáto firma má oprávnenie vykonávať kompletne všetky činnosti, ktoré bude nový zamestnávateľ potrebovať. Napríklad ak novým zamestnancom bude vodič, zamestnávateľ mu musí zabezpečiť špeciálne školenie pre vodičov; v oblasti požiarnej ochrany môže vzniknúť napríklad povinnosť pravidelnej revízie hasiacich prístrojov... Zároveň ceny za služby u jednotlivých poskytovateľov môžu byť zásadne rozdielne a môžu ich účtovať rôznym spôsobom (napr. za úkon alebo na báze pravidelných poplatkov).

Zdravotná prehliadka zamestnanca

V Zákonníku práce je uvedené: "Ak osobitný právny predpis vyžaduje na výkon práce zdravotnú spôsobilosť na prácu, psychickú spôsobilosť na prácu alebo iný predpoklad, zamestnávateľ môže uzatvoriť pracovnú zmluvu len s fyzickou osobou zdravotne spôsobilou alebo psychicky spôsobilou na túto prácu alebo s fyzickou osobou, ktorá spĺňa iný predpoklad."

V povinnosti, či vzhľadom na charakter vykonávanej práce by mal zamestnanec absolvovať vstupnú (alebo neskôr opakovanú či výstupnú) zdravotnú prehliadku a na akej úrovni, vie zamestnávateľa usmerniť poskytovateľ PZS. Všetky pracovné zdravotné prehliadky zamestnanca hradí zamestnávateľ.

Školenie BOZP a požiarna ochrana

Pred začatím vykonávania svojich pracovných povinností musí každý zamestnanec či brigádnik absolvovať vstupné školenie týkajúce sa bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci a požiarnej ochrany. Pokiaľ zamestnanec bude pri plnení pracovných úloh viesť automobil (či už firemný alebo súkromný), pred prvou jazdou musí absolvovať aj školenie pre vodičov. 

3. Ochrana osobných údajov vo vzťahu k dodávateľom služieb

Ešte pred tým, ako zamestnávateľ poskytne zamestnancove osobné údaje účtovníckej spoločnosti na spracovanie, je potrebné s ňou zmluvne dohodnúť podmienky spracúvania týchto údajov, uzatvoriť tzv. sprostredkovateľskú zmluvu. GDPR či Zákon o ochrane osobných údajov presne špecifikujú, aké údaje má takáto zmluva obsahovať.

Príprava takejto zmluvy platí aj v prípade spolupráce s poskytovateľom služieb PZS a vo väčšine prípadov aj u BOZP spoločností. 

Zamestnávateľ môže poveriť spracúvaním osobných údajov len takého sprostredkovateľa, ktorý poskytuje dostatočné záruky na prijatie primeraných technických a organizačných opatrení tak, aby spracúvanie osobných údajov spĺňalo požiadavky legislatívy týkajúcej sa spracúvania a ochrany osobných údajov.

4. Príprava pracovnej zmluvy (alebo dohody pre brigádnika) a ďalších dôležitých dokumentov

V 2. časti článku si povieme nielen o dokumentoch/zmluvách, ktoré zamestnávateľ musí so zamestnancom uzatvoriť pri nástupe, ale aj o dokumentoch, ktoré sú odporúčané z praktického hľadiska, ale zamestnávatelia často o nich nevedia a ich absencia môže viesť k zbytočným komplikáciám v pracovnoprávnej oblasti.

Je dôležité, aby si nový zamestnávateľ uvedomil aj časovú náročnosť na zabezpečenie celej agendy pred nástupom zamestnanca a rátal s ňou. Len tak sa vyvaruje porušeniu zákonných povinností, dodatočným riešením zbytočných chýb a v neposlednom rade aj zbytočnému stresu.

Tento článok má len informatívny charakter a nemôže byť považovaný za právne stanovisko alebo radu ako postupovať v konkrétnom prípade, alebo ako takýto prípad posúdiť.

Upozornenie: Článok podlieha zákonu č. 185/2015 Z. z. Autorský zákon. Akékoľvek jeho ďalšie šírenie, šírenie jeho časti alebo jeho použitie na komerčné účely bez súhlasu autora môže mať za následok uplatnenie práv autora vyplývajúcich mu z Autorského zákona a iných právnych predpisov.

Silvia Dutková

Silvia DutkováOdbremeňujem podnikateľov od komplikovanej personálnej agendy, pomáham im s nábormi, nastavujem HR dokumentáciu a vytváram GDPR riešenia na mieru, a to v začínajúcich aj v existujúcich firmách. Spolu s tímom realizujeme externé zamestnanecké prieskumy a hodnotenia zamestnancov. Viac informácií

Prejsť na začiatok stránky