Nástup prvého zamestnanca: príprava nástupných dokumentov

V 2. časti článku sa zameriavame na prípravu povinných ale aj odporúčaných dokumentov, ktoré zamestnanec vyplní vopred alebo priamo v deň nástupu do zamestnania.

V 1. časti článku sme popísali najdôležitejšie povinnosti zamestnávateľa, na ktoré musí myslieť už vtedy, keď sa rozhodne prijať do zamestnania prvého zamestnanca. V druhej časti si povieme o dokumentoch, ktoré je potrebné so zamestnancom podpísať povinne, ale aj o dokumentoch, ktoré sú pri nástupe dôležité z praktického hľadiska. 

Ochrana osobných údajov (GDPR)

Pred samotným podpisom pracovnej zmluvy, resp. pred prvým získaním osobných údajov zamestnanca netreba zabudnúť na ochranu osobných údajov. Zamestnávateľ je totiž povinný oboznámiť zamestnanca ešte pred získaním jeho osobných údajov s podmienkami spracúvania jeho osobných údajov. Aké náležitosti má obsahovať toto oboznámenie, resp. informačný formulár presne špecifikuje GDPR alebo Zákon o ochrane osobných údajov. Splnenie tejto povinnosti musí zamestnávateľ v prípade kontroly z Úradu na ochranu osobných údajov vedieť dokázať.

Osobný (nástupný) dotazník

Osobný dotazník je praktickým pomocníkom, do ktorého zamestnanec vpíše všetky údaje, ktoré zamestnávateľ bude potrebovať v personálnej a mzdovej agende. Odporúčame dotazník zaheslovať, alebo inak zabezpečiť, ak ho zamestnanec po vyplnení bude zamestnávateľovi posielať emailom - je to z dôvodu splnenia požiadaviek na ochranu osobných údajov.

Pracovná zmluva alebo dohoda u brigádnikov

Pracovná zmluva je základným dokumentom, na základe ktorého pracovný pomer vzniká a pokiaľ je kvalitne vypracovaná, zamestnávateľ si v budúcnosti môže ušetriť zbytočné komplikácie v pracovnoprávnych vzťahoch alebo zbytočné sankcie zo strany kontrolných orgánov kvôli chýbajúcim alebo nesprávne uvedeným náležitostiam. Zákonné náležitosti, ktoré má pracovná zmluva alebo dohoda obsahovať bližšie určuje Zákonník práce. Uvedené rovnako platí aj v prípade dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.

Ostatná personálna/mzdová dokumentácia

Zamestnanec bude musieť odovzdať ešte ďalšie dokumenty, ktoré však stačí zdokladovať až pri alebo po nástupe. Ide napríklad o tzv. Daňové vyhlásenie, zápočtový list, prípadne iné špecifické doklady, ak sa jedná o zdravotne postihnutú osobu, atď. V tomto prípade opäť vie nasmerovať zazmluvnená účtovná spoločnosť.

Smernice, interné predpisy, pracovný poriadok

Sú podpornými pracovnými dokumentmi, prostredníctvom ktorých zamestnávateľ nastavuje základné podmienky spolupráce so zamestnancom. Je na zamestnávateľovi, ako tieto dokumenty nazve a čo všetko považuje za potrebné v nich uviesť. Tie najzákladnejšie pracovné podmienky a povinnosti by v každom prípade obsahovať mali (napr. zabezpečenie stravovania, ustanovenia o pracovnom čase). Pri kontrolách si totiž inšpektori práce môžu vyžiadať takéto dokumenty.

Pozor aj na to, že niektoré interné predpisy vyplývajúce z osobitných predpisov musí zamestnávateľ skrátka mať a oboznamovať s nimi zamestnanca, napr. týkajúce sa BOZP alebo sociálneho fondu.

Ďalšie pracovné dokumenty podľa potreby

Dohoda o zrážkach zo mzdy

Pripravuje sa najčastejšie vtedy, ak zamestnanec bude mať zabezpečené stravovanie formou stravovacích poukážok. Ak nie je takáto dohoda podpísaná, zamestnávateľ nemôže zamestnancovi vykonávať zrážky zo mzdy za stravenky alebo aj zrážky za škodu spôsobenú zamestnancom.

Dohoda o hmotnej zodpovednosti 

Pripravuje sa vtedy, ak bude zamestnanec pracovať s ceninami, tovarom, zásobami materiálu alebo inými hodnotami určenými na obeh alebo obrat. Zákonník práce vyslovene neuvádza povinnosť prípravy tejto dohody, avšak uvádza, že je povinnosťou vedúceho zamestnanca (a teda aj priamo zamestnávateľa) zabezpečiť, aby sa predchádzalo škodám u zamestnávateľa. A práve takýto dokument je jedným zo spôsobov splnenia tejto povinnosti.

Dohoda o používaní služobného automobilu

Pripravuje sa vtedy, ak bude mať zamestnanec k dispozícii služobný automobil. Príprava tejto dohody taktiež nie je povinnosťou zo zákona, je však odporúčaná kvôli nastaveniu podmienok používania služobného automobilu.

Preberací (odovzdávací) protokol

Je vhodné pripraviť vtedy, ak bude mať zamestnanec pri výkone svojej práce k dispozícii notebook, PC, mobil, pracovný odev, pracovné nástroje... či iný hodnotný majetok zamestnávateľa. Opäť nejde o povinný dokument, ale zamestnávateľ (ale aj zamestnanec) by mal mať prehľad o pracovných predmetoch a nástrojoch, ktoré zamestnancovi poskytol a následne, či ich aj zamestnanec pri ukončení pracovného pomeru vrátil. Taktiež si Preberací protokol, alebo akýkoľvek iný vhodný formulár je potrebné pripraviť aj keď zamestnanec preberá stravné lístky alebo výplatné pásky - takýto dôkaz o prevzatí býva často kontrolovaný zo strany orgánov inšpekcie práce.

Dohoda o zasielaní elektronickej výplatnej pásky

Pripravuje sa vtedy, ak sa zamestnávateľ dohodne so zamestnancom na posielaní výplatnej pásky (dokladu o mzde) v elektronickej podobe. Tento doklad je potrebné pri zasielaní minimálne zaheslovať, keďže obsahuje osobné údaje.

Zamestnávateľská zmluva

Pripravuje sa vtedy, ak zamestnávateľ zamestná zamestnanca na rizikovú prácu (3. a 4. kategória), je takúto zmluvu povinný uzatvoriť s doplnkovou dôchodkovou spoločnosťou, a jej uzatvorením sa zaväzuje platiť zamestnancovi príspevky do 3. piliera.

Je dôležité, aby si nový zamestnávateľ uvedomil aj časovú náročnosť na zabezpečenie celej agendy pred nástupom zamestnanca a rátal s ňou. Len tak sa vyvaruje porušeniu zákonných povinností, dodatočným riešením zbytočných chýb a v neposlednom rade aj zbytočnému stresu.

Tento článok má len informatívny charakter a nemôže byť považovaný za právne stanovisko alebo radu ako postupovať v konkrétnom prípade, alebo ako takýto prípad posúdiť.

Upozornenie: Článok podlieha zákonu č. 185/2015 Z. z. Autorský zákon. Akékoľvek jeho ďalšie šírenie, šírenie jeho časti alebo jeho použitie na komerčné účely bez súhlasu autora môže mať za následok uplatnenie práv autora vyplývajúcich mu z Autorského zákona a iných právnych predpisov.

Silvia Dutková

Silvia DutkováOdbremeňujem podnikateľov od komplikovanej personálnej agendy, pomáham im s nábormi, nastavujem HR dokumentáciu a vytváram GDPR riešenia na mieru, a to v začínajúcich aj v existujúcich firmách. Spolu s tímom realizujeme externé zamestnanecké prieskumy a hodnotenia zamestnancov. Viac informácií

Prejsť na začiatok stránky