Evidujete pracovný čas alebo dochádzku svojich zamestnancov?

V praxi často dochádza k omylu, keď zamestnávateľ eviduje dochádzku zamestnancov namiesto ich pracovného času. Pracovný čas a dochádzka sú nielen obsahovo, ale aj časovo odlišné pojmy, pričom každý zamestnávateľ má zákonnú povinnosť sledovať len pracovný čas zamestnancov. Sú však prípady, kedy je vhodné zaznamenávať aj dochádzku.

Evidenciu dochádzky nemožno považovať za evidenciu pracovného času!

Evidencia pracovného času

Podľa Zákonníka práce je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu pracovného času, práce nadčas, nočnej práce, aktívnej časti a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu, alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť.

Okrem vyššie uvedených časových úsekov, aj keď to Zákonník práce výslovne neurčuje,  je potrebné evidovať rovnakým spôsobom aj dovolenku, čerpanie náhradného voľna a prekážky na strane zamestnanca uvedené, ktoré sú uvedené v § 136 a nasl. Zákonníka práce.

Zákonník práce taktiež neurčuje, v akej forme a akým spôsobom viesť evidenciu pracovného času, ale ponecháva toto rozhodnutie na zamestnávateľovi. Je však v záujme zamestnávateľa, aby evidencia bola preukázateľná, nielen kvôli personálnym a mzdovým potrebám samotného zamestnávateľa, ale aj z dôvodu, že splnenie povinnosti evidovať pracovný čas zamestnancov býva veľmi často kontrolované zo strany orgánov inšpekcie práce.

Zamestnávatelia zvyčajne sledujú pracovný čas zamestnancov v písomnej alebo elektronickej podobe (zapisovanie do evidenčnej knihy, zaznamenávanie elektronickým systémom, evidencia v interných programoch v PC zamestnancov, ale aj zapisovanie do klasického zošita). V oboch prípadoch platí, aby v evidencii pracovného času nebolo možné dodatočne robiť zmeny, napríklad zámerne zo strany zamestnanca alebo zamestnávateľa. Preto na konci sledovaného obdobia je potrebné zabezpečiť schválenie odpracovaného času zo strany zamestnanca, ako aj zamestnávateľa.

Príklad: Zamestnanec si každý deň značí odpracovaný čas do tabuľky v exceli, ku ktorej má kedykoľvek prístup aj zamestnávateľ. Na konci mesiaca si zamestnanec vyplnenú tabuľku vytlačí, podpíše a odovzdá nadriadenému na kontrolu. Ten po skontrolovaní správnosti údajov, na znak súhlasu tabuľku podpíše.

Keďže Zákonník práce ukladá povinnosť evidovať pracovný čas len zamestnávateľovi, zamestnanec nie je povinný si viesť evidenciu. To ale neznamená, že túto povinnosť nemôže zamestnávateľ preniesť na zamestnanca, alebo od zamestnanca vyžadovať určitú súčinnosť pri evidencii.

Povinnosť zamestnancov evidovať odpracovaný čas, ako aj spôsob evidencie by mala byť zamestnávateľom určená v pracovnom poriadku alebo v inom internom predpise.

Ako je to u "dohodárov"

Zamestnávateľ je povinný viesť evidenciu pracovného času zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o brigádnickej práci študentov a dohody o pracovnej činnosti tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu, tzn. odpracovaný čas v tvare od - do v konkrétny deň.

U zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o vykonaní práce, stačí viesť evidenciu tak, aby v jednotlivých dňoch bola zaznamenaná dĺžka časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala, tzn. odpracované hodiny/minúty v daný deň, bez potreby uvádzať odpracovaný čas vo forme od - do.

Evidencia dochádzky

Evidencia dochádzky nie je spravidla totožná s evidenciou pracovného času, pretože predstavuje časový úsek, počas ktorého je zamestnanec prítomný na pracovisku, resp. v objekte zamestnávateľa, bez ohľadu na to, či zamestnanec vykonáva, alebo nevykonáva prácu. Pracovný čas teda zvyčajne predstavuje kratší pracovný úsek ako dochádzka.

Zákonník práce nestanovuje povinnosť viesť evidenciu dochádzky zamestnancov, preto si zamestnávateľ sám určí, akým spôsobom a či vôbec ju chce alebo potrebuje evidovať. Jej evidencia je odporúčaná najmä v prípadoch, kedy u zamestnávatelia existuje zvýšené riziko úrazov, krádeží či poškodenia majetku zamestnávateľa. Napríklad pri vyšetrovaní krádeže v priestoroch zamestnávateľa sa podľa dochádzky zisťuje, ktorý zamestnanec bol v čase krádeže prítomný na pracovisku.

Príklad rozdielu medzi dochádzkou a pracovným časom: Zamestnanec má určený fixný pracovný čas od 8:00 do 17:00,  prestávka na obed je od 12:00 do 13:00.

Zamestnanec prišiel na pracovisko o 7:30 a odchádzal o 17:15. Za tento konkrétny deň si zaeviduje odpracovaný čas v trvaní 8:00 do 17:00 s časovým uvedením prestávky na obed.  

Ak u zamestnávateľa sledujú aj dochádzku zamestnancov, tento konkrétny zamestnanec si ju zaeviduje nasledovne: 7:30 - 12:00, 13:00 - 17:15.

Hoci na prvý pohľad sa môže zdať evidencia pracovného času ako jednoduchá záležitosť, mali by jej zamestnávateľa venovať dostatočnú pozornosť, aby sa vyhli zbytočným komplikáciám nielen v pracovnoprávnej oblasti, ale aj prípadným sankciám zo strany orgánov inšpekcie práce. Splnenie povinnosti zamestnávateľa evidovať pracovný čas svojich zamestnancov totiž býva často kontrolovaná.

Tento článok má len informatívny charakter a nemôže byť považovaný za právne stanovisko alebo radu ako postupovať v konkrétnom prípade, alebo ako takýto prípad posúdiť.

Silvia Dutková

Silvia DutkováAko personálny poradca a audítor vo FINAP Consulting odbremeňujem podnikateľov od komplikovanej personálnej agendy, pomáham im s nábormi, nastavujem HR dokumentáciu a vytváram GDPR riešenia na mieru, a to v začínajúcich aj v existujúcich firmách. Spolu s tímom realizujeme externé zamestnanecké prieskumy a hodnotenia zamestnancov. Viac informácií

Prejsť na začiatok stránky